We schrijven april 2017. Het is de organisatie tot op heden niet gelukt het functieboek definitief vast te stellen. Dat kreeg ik, naast vele andere overdracht thema’s, medegedeeld tijdens mijn start als Teamhoofd HR a.i. bij een regionale uitvoeringsdienst. Een prachtige organisatie, met heul veul expertise op het gebied van Vergunning, Toezicht en Handhavingstaken. Zij dragen bij aan een optimale, duurzame en gezonde leefomgeving. Prachtige expertises en gedreven medewerkers. De oprichtingsdatum van de organisatie was 1 januari 2014. Een samengestelde organisatie uit medewerkers vanuit 17 gemeenten en een Provincie, een zogeheten gemeenschappelijke regeling. Ik noteerde de mededeling over het functieboek, nietsvermoedend.
– En de tijd op laten lopen tot vier jaar na oprichting is gewoon een te lange tijd. Men ziet door de bomen het bos niet meer.
Sommige van jullie weten wel dat ik de afgelopen jaren heel wat processen functiebeschrijving en waardering bij de lokale overheid heb mogen begeleiden. Ze waren niet allen gemakkelijk, maar linksom of rechtsom kwamen deze processen altijd tot een goed end. Gaandeweg ging ik mij in de historie van het proces verdiepen. Het is niet ongebruikelijk om het plaatsingsfunctieboek indicatief te laten zijn. Dat heeft vaak te maken met tijdsgebrek tijdens deze fusieprocessen en bijbehorende plaatsingsprocessen ten behoeve van medewerkers. Gebruikelijk is dan om binnen een jaar, samen met de medezeggenschap, tot een definitief functieboek te komen. Dat was bij deze organisatie niet het geval. Ik las vele stukken om te komen tot, maar steeds kwam het niet tot vaststelling. De redenen waren divers, maar met name het gebrek aan vertrouwen tussen de organisatie en medezeggenschap en onhandige communicatie lagen daaraan ten grondslag. En de tijd op laten lopen tot vier jaar na oprichting is gewoon een te lange tijd. Men ziet door de bomen het bos niet meer. Er gebeurt van alles en de wens om op onderdelen functies tussendoor te actualiseren werd steeds groter. Een heuse impasse. Goede raad was duur.
Inmiddels kende de organisatie ook een directeurswisseling en dat verbeterde aanzienlijk de communicatie en het vertrouwen met de medezeggenschap. Alle betrokkenen waren zich ervan bewust dat we uit deze impasse moesten komen en dat deze, voor de verdere ontwikkeling stagnerende situatie, moest worden opgelost. En dat hebben we gedaan. De oplossing lag in het opstellen van een convenant. Een overeenkomst tussen het Bestuur, de Directeur, de Ondernemingsraad en vertegenwoordigers van de FNV en CNV. Uiteindelijk gingen allen akkoord met het definitief vaststellen van het functieboek en loonopbouw, onder bepaalde voorwaarden. Wat betekende dat.
De organisatie zou hard moeten gaan werken aan de Strategische personeelsplanning, een organisatie brede benchmark op de marktconformiteit werd tevens een voorwaarde. Onderhoud op functies, naar aanleiding van de nieuwe visie en koers zou volgen en het formatiebeleid is een transparant onderdeel van deze sturing op functies en meer. Met alle voorwaarden zijn we druk doende en met veel plezier aan de slag. Inmiddels is het functieboek op 13 december 2017 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Het convenant maakt onlosmakelijk deel uit van deze vaststelling. Ik heb groot respect gekregen voor onze ondernemingsraad en de vertegenwoordigers van het georganiseerd overleg. Zij zijn bij het vaststellen van het convenant over hun eigen schaduw heengestapt en hebben in het belang van de ontwikkeling van de organisatie besloten tot deze toekomstgerichte oplossing. Dat was geen sinecure.
Na al die jaren als organisatie adviseur was het ook voor mij ook een nieuwe, spannende, maar vooral een mooie ervaring en oplossing.
Warme groet Annemarie