– “Is de organisatie klaar voor de toekomst? Ga er maar aanstaan!”

Na maanden intensief en met veel plezier te hebben gewerkt aan een organisatieonderzoek, heb ik met gezonde spanning mijn onderzoeksrapport binnen een mooie gemeente, met enige trots, opgeleverd. In het kort luidde de opdracht: Is de organisatie klaar voor de toekomst? Ga er maar aanstaan! Begin of begin niet, maar eenmaal begonnen……..Ik schreef al eerder, het blijft absoluut een bijzonder moment wanneer het rapport van je weggaat. De druk op de verzendknop is feitelijk hilarisch. Hoe vaak heb je het rapport wel niet nagelezen en op onderdelen bijgeschaafd. Gewikt en gewogen binnen de opsomming van toekomstgerichte adviezen. Een proces, waar je als organisatieadviseur mee hebt te dealen. En dan is het uit je handen. Gone by the wind. Na het verzenden loop je met recht even met je ziel onder je arm. Naast dat je veel te snel een reactie verwacht en daardoor voortdurend je mail opent, kies je dan plots ook voor bezigheden in de trant van de badkamervloer op je knieën dweilen en op je kop de keuken schrobben. Het geeft op dat moment maar een beperkte voldoening. Daarna komt dan toch de berusting. Je weet dat je het zorgvuldig hebt aangepakt, op basis van vele interessante gesprekken met mensen binnen de organisatie, die er binnen hun vakgebied allemaal toe doen. Natuurlijk, iedereen moet even aan het verhaal wennen en dat kost wat tijd. Dat weet je best!

– Zo is het en niet anders. Het komt goed.

Inmiddels komen de reacties los. Enthousiaste, verbaasde, kritische, boze, blije, fronsende, emotionele en zakelijke reacties. Alle meningen verdienen respect! Wat je nooit als adviseur mag vergeten, is dat je tijdelijk infiltreert binnen de club. Je bent een passant. Je krijgt het vertrouwen, je geeft onderbouwde en gedegen adviezen, maar de organisatie neemt de besluiten. Zo is het en niet anders. Het komt goed. Er is aanleiding om met elkaar een open dialoog aan te gaan op tal van verbeterpunten. Ik kan mij gelukkig nog vrijelijk bewegen binnen de organisatie. Soms knoop ik stiekem op een afdeling nog even mijn kogelvrije vest onder mijn colbert vast, maar ik ben ervan overtuigd dat deze de komende weken weer de kast in kan. Het zijn professionals, die zich iedere dag rechtsom of linksom inzetten voor de interne organisatie en voor de samenleving, waar ook initiatieven voor burgerparticipatie en het op peil houden van een goede dienstverlening een centrale plaats innemen. Zij snappen als geen ander nut en noodzaak van deze ontwikkelingen, die passen binnen het huidige tijdsgewricht. Daarom maken we de komende periode concrete verdere plannen met elkaar, om te komen tot een duurzame en robuuste organisatie. Een organisatie, die op de toekomst is voorbereid en waar medewerkers ten dienste staan van diezelfde organisatie en zich in volle glorie kunnen ontwikkelen aan de hand van een modern HR-beleid.

Een voor allen, allen voor een!

Warme groet Annemarie

Mijn blogs gaan doorgaans over mijn visie en ervaringen tijdens mijn werk als organisatieadviseur. Dat hoort voor mij ook een beetje zo, vanuit mijn  idee om mijzelf als professional kenbaar te blijven maken. Dat is ook heerlijk om te doen. Maar op dit moment ben ik niet aan het werk. Een weekje spijbelen in Portugal, daar gaat deze blog over. Het voelt echt zo! Middenin een onderzoek, gewoon even onthaasten in een ander land, een andere cultuur opsnuiven en eindeloos langs de prachtige Portugese kust wandelen. Hoofd leegmaken voor het laten ontstaan van nieuwe en frisse ideeën. Maar ook Lissabon bezoeken, dat is fantastisch! De stad kan mij zeker bekoren. En niet te vergeten, het nuttigen van de witte port. Of dat er een engeltje over je tong…….Tijdens het schrijven van de blog, wachten we op transfer naar de luchthaven van Lissabon. Volgende week ga ik tevreden en uitgerust verder met het organisatiewerk. Af en toe moet je je zo een smakelijk tussendoortje gunnen, zodat je als smaakmaker verder kunt met je advieswerk.

Warme groet Annemarie

De ideale organisatie is een utopie. Een toekomstbestendige organisatie idem dito. Net als je hebt bedacht wat nodig is om goed te kunnen inspelen op alle opgelegde en noodzakelijke veranderingen, dan staat er alweer een nieuwe uitdaging voor de deur.

“De uitspraak: mensen willen wel veranderen, maar alleen als ze weten waarom, is een cliché. Maar wel waar.”

Moet je dan op je lauweren rusten? Nee, natuurlijk niet. Het is goed om met elkaar te bezien welke speldenprikken ( in de goede zin van het woord) je kunt uitdelen om zo goed mogelijk met elkaar te kunnen functioneren. Een gevaar blijft altijd dat de gedachtegang is om alleen te gaan draaien aan het tandwiel van de structuur. Het lijkt vaak het meest makkelijk. Je hoeft niet na te denken over houding en gedrag, niet over de vorm van leiderschap, niet over een goed en modern HR-beleid en al helemaal niet over draagvlak.

Je prutst een nieuwe hark in elkaar, schetst met wat kleurtjes de (mogelijk) ideale organisatie en daar gaan we weer. Nog even zien of we tegelijkertijd wat kunnen bezuinigen qua formatie, mooi meegenomen. Voila! In het slechtste geval verlam je daarna de organisatie met een plaatsingsproces en dan kun je na een jaartje weer verder. Tenminste als je de afhandeling van de zienswijzen en bezwaren achter de rug hebt.

Moet je dan nooit aan de structuur sleutelen? Natuurlijk wel, als het nodig is, dan zeker. Maar wanneer is het nodig? Mijn punt is dat je binnen deze analyses meerdere zaken met elkaar in verbinding moet stellen. Wanneer je meent iets te moeten doen binnen je organisatie, bedenk dan dat veel afhangt van een gedegen beeld van wat voor een organisatie je wilt en moet zijn. Waar zitten de rafels? Waarom vormt dit een belemmering voor de groei en bloei van de organisatie met haar medewerkers. Benoem dat nu eens met elkaar. Welk werk moet worden gedaan en wat is nu precies het probleem? Waar missen we kwaliteit en vooral waarom! Maak een meerjarenplan met een duidelijke visie. Een gedragen stip op de horizon. De uitspraak: mensen willen wel veranderen, maar alleen als ze weten waarom, is een cliché. Maar wel waar. Je moet je ergens aan kunnen committeren. Loze veronderstellingen hebben nog nimmer gewerkt.

Een organisatie waar goede sturing, verbindend leiderschap en zichtbaarheid van diezelfde bestuurders hoog in het vaandel staat, zal iedere hark omver doen blazen en naar de achtergrond doen verbannen. Het vertrouwen bij de medewerkers echter, zal op de voorgrond excelleren. En daar haal je je doelstellingen zeker mee!

Wat je ook met elkaar bedenkt, rafeltjes hou je altijd. Dat is niet erg. Wanneer je weet wat je wilt, zijn deze herkenbaar, bespreekbaar en oplossingen liggen dan voor het grijpen.

Warme groet Annemarie

Kijk, het gaat deze keer over, wat mij betreft het meest besproken en misbruikte HR-instrument, namelijk Strategische Personeelsplanning. Absoluut een hype! Het staat niet alleen op nummer één op de HR-agenda’s, maar ik zie het zelfs opgenomen binnen Collegeprogramma’s. DE oplossing om doelstellingen te realiseren! Maar hoe werkt dat nu in de praktijk?

De markt biedt inmiddels de meest mooie en gedigitaliseerde modules aan, zodat je dit HR- instrument ten volle binnen jouw organisatie kunt benutten. Voor je het weet, zo denkt men, zit de juiste man en vrouw, op de juiste plek! Voor je het weet, zullen de doelstellingen probleemloos worden behaald.

– “Waar het om gaat is het vinden van de balans.”

Keep on dreaming! In mijn beleving is dit instrument alleen goed inzetbaar met de basis op orde, met een bewustwording dat dit instrument alleen werkt wanneer je het in verbinding brengt met andere belangrijke P-instrumenten.  Wanneer je exact weet wat je wilt met jouw organisatie en dat de leidinggevenden integraal ( voor de goede orde, niet alleen een visie op het eigen organisatie-onderdeel) kunnen sturen. Deze opsomming is bij lange na niet aan de orde. Natuurlijk speelt de medewerker ook een belangrijke rol. Zijn of haar ambitie en talent zou in beeld moeten komen, maar is niet de alles bepalende factor. Het zou vooral een win-win situatie moeten zijn. Het talent van de medewerker, wat naadloos aansluit bij de ambitie van de organisatie. Wat is daarvoor nodig?

Het is in mijn ogen van het grootste belang dat je eerst een nulmeting maakt. Wat hebben we in huis, en wat zouden we in huis moeten hebben. Zowel op de zogenaamde harde als zachte kant binnen de organisatie. De vertaling naar het HR-beleid is dan volgend. Pas op, het gaat dus wel degelijk ook over het belang van de organisatie. Wanneer de ambitie van de medewerker dusdanig uit de pas loopt, met de mogelijkheden binnen de organisatie, dan volgt een ander gesprek. Waar het om gaat is het vinden van de balans. Mensen maken zeker de organisatie, maar blijven in mijn ogen wel dienstbaar aan diezelfde organisatie.

Laatst binnen een gesprek met een leidinggevende: momenteel moet ik veel inhuren. Waarom is dat? Veel ziekteverzuim? Neen, eigenlijk het gevolg van het SPP. Leg eens uit, snap ik dat? Tsja, veel medewerkers wilden binnen en buiten de organisatie wat anders gaan doen. Ik heb daar aan meegewerkt. Uhhhhh, en nu moet jij structureel inhuren? Ja…

De balans tussen Collectivisme en Individualisme loopt hier absoluut uit de pas.

Er viel even een stilte, het enige wat ik nog deed was meelevend glimlachen, maar ik dacht:

 What the… …

Warme groet Annemarie

Een fantastische hondenbaan!

Wat werk je toch altijd ver van huis, zo gaf mijn vriendin aan. En al jaren! Je rijdt al zo lang, zoveel kilometers per dag. Is dat nou nog wel leuk? We zaten aan de koffie. Een gestolen uurtje met een schat van een vriendin.

Tsja, zei ik, het went, je weet dat je binnen het consultancy werk moet opdraven waar het werk zich op dat moment aandient. Je hebt het niet altijd voor het zeggen. Je hebt niet de luxe om juist alleen in de buurt te werken. Ik heb veel goede en kundige collega’s en voor je het weet is de “kluif” in de portefeuille van je ZZP-collega. Je moet snel beslissen. Het aanbod van consultants is veel groter dan de vraag. Maar, wat dat betreft heb je wel gelijk. Het werk ligt vaak gemiddeld 100 kilometer van mijn woonplaats verwijderd en met de files betekent dat vroeg, heeeeel vroeg op en laat thuis. Zo keutelden we nog even door.

– “Ik koos mijn beleg, koos een gezond stukje fruit erbij en gaf mijzelf het antwoord.”

Later op de dag, toen ik het brood uit de vriezer haalde, om weer tien minuten tijd te sparen voor de volgende ochtend, liet ik het gesprek nog even langskomen. Hoeveel jaar doe ik dat nu al? Een heuse kilometervreter, op weg naar weer een gemeentehuis ergens in den Lande? Ik had mijn vriendin eigenlijk geen antwoord gegeven op haar vraag: is dat nou nog wel leuk?

Ik koos mijn beleg, koos een gezond stukje fruit erbij en gaf mijzelf het antwoord.

Ja, het is nog leuk! Waarom? Het blijft werkelijk een hele eer wanneer een organisatie juist jou uitkiest om ze te adviseren en te ondersteunen bij hun organisatieontwikkeling. Het blijft geweldig wanneer je structuur en verbinding kunt aanbieden binnen de vele, vele vraagstukken, die op de organisatie afkomen. Het is iedere keer absoluut maatwerk en je kunt nimmer hetzelfde kunstje uitvoeren. Dat geeft een kick en het is zelfs misschien wel verslavend. Ja, dat is nog steeds leuk!

Jep, ik had het antwoord gegeven. Tevreden liep ik naar boven en liep rechtstreeks naar de wekker. De vorige stand kon gehandhaafd blijven, namelijk 5.18 uur.  Een poosje keek ik naar de tijd. Ok dan, een kleine nuance,  ik heb een fantastische hondenbaan!

Warme groet Annemarie

Nee, ik heb geen gebrek aan anekdotes en meer charmante onderwerpen voor mijn blogs. Het is slechts de drang om dit taaie onderwerp maar weer eens onder de aandacht te brengen. Dan is dat aapje ook maar weer eens van mijn schouder.

Er is echt niets, maar dan ook niets meer schadelijk dan niet te doen wat je zegt. Niet met een open vizier te staan voor je zaak. En als je dan ook nog een leider bent binnen een organisatie, dan heb je de poppen (lees medewerkers) aan het dansen.

– “Hoe interessant is het om op een verjaardag jouw leidinggevende job uit de doeken te doen?”

Het zal niemand verbazen, dat dan de volgende alinea gaat over het verlies aan vertrouwen in diezelfde leiding, direct gevolgd door gebrekkige en ontransparante communicatie die daar automatisch uit voort vloeit. Jep, een voedingsbodem voor onrust en passief gedrag is geboren. Gedragingen van achterklap en groepsvorming zijn het gevolg.

Ahhhh, denk je bij het lezen van deze blog, inderdaad geen eye-opener! Nee, helaas niet. Het komt naar mijn idee ook nog teveel voor. Tientallen redenen kunnen hier aan ten grondslag liggen. Leiders zijn, en dat is een gegeven, ook mensen, met hun eigen strijd om het bestaan. Zij strijden in deze complexe samenleving maar al te vaak zelf ook om de kop boven het maaiveld uit te houden. Hoe interessant is het om op een verjaardag jouw leidinggevende job uit de doeken te doen? Egoïsme en het willen behouden van een aantrekkelijke positie blijven dan bepalend. De eigen status wint het van het belang en welzijn van een collectief. Hoezo mijzelf ondergeschikt maken aan het belang van de organisatie, samenleving en medewerkers?

Ik weet zeker dat deze leiders al meerdere keren mooie trainingen en workshops over leiderschap hebben bijgewoond. Literatuur, tips, oefeningen en intervisie, het moet voor velen herkenbaar zijn. Maar vaak betekent het helaas niet meer dan het afvinken van een afgesproken opleiding. In de praktijk valt de leider vaak weer in zijn eigen en oude gewoonten terug. En handelt naar bevind van zaken, waar hij steeds over zijn schouder blijft mee kijken of hij of zij niet zelf geslachtofferd zal worden. Het belang en verantwoordelijkheid voor het grotere geheel vallen dan dagelijks in het niet. Het eigenbelang prevaleert. Dodelijk voor de vaak noodzakelijke doorontwikkeling binnen organisaties.

Ben je dan ongeschikt als leider? Ja, is het antwoord. Ik kan het niet mooier maken dan dat het is. Is er nog hoop? Ja, dat is er zeker. Gelukkig zijn er binnen mijn waarnemingen ook prachtige en krachtige leiders, die de titel van de blog zeker eer aandoen! Zijn ze de bekende speld in de hooiberg? Dat is wat te kort door de bocht, maar alertheid is geboden.

 Er zijn boeken vol competenties, waar een leider aan zou moeten voldoen. Wat mij betreft zijn het er maar vijf. Wees creatief, moedig, volhardend, gedreven, maar vooral zichtbaar! Die laatste competentie is misschien wel de meest allesomvattende competentie, de sleutel tot het verkrijgen van vertrouwen, de sleutel tot het realiseren van kansen, de sleutel tot het beslechten van bedreigingen.

Walk your talk!

Warme groet Annemarie

Afgelopen dinsdag was het zover. Als Organisatieadviseur voor mij een belangrijk moment. Mijn presentatie aan de Directieraad van mijn analyserapport over de evaluatie van de fijnstructuur bij een Omgevingsdienst. Na maanden van onderzoek stonden een hele reeks toekomstgerichte doorgronde adviezen op een rij. Gewoon super spannend! 

– “Beste mensen, zo sprak ik, wanneer jullie nu net als deze piepende muis langs de plint weg blijven lopen, dan zou de organisatie ontwikkeling weleens ernstig in het geding kunnen komen.”

Tijdens de presentatie gebeurde er iets bizars. Er liep voortdurend, heel parmant en tamelijk eigenwijs, een hele dikke muis door de vergaderzaal. Het beestje was zich totaal niet bewust van mijn gezonde spanning en veroorzaakte bij mijn toehoorders een onrustig sfeertje. Er waren een aantal aanwezigen, die gewoon bang waren en net niet op de tafel klommen. Adviezen, die feitelijk echt een Directiebesluit moesten krijgen, werden hortend en stotend besproken. Men bleef het beestje angstvallig en een beetje lacherig volgen. Juist toen de muis uit het zicht verdween en daadkracht ontstond bij de Bestuurders, verscheen de muis weer en stak de vergaderzaal huppelend over. Je zou de muis bijna verdenken van een ingehuurde rol en dat het beestje na afloop een beloning in de vorm van een lekkernij zou ontvangen.

Ik weet zeker dat mijn collega’s adviseurs nog nooit zoiets hebben meegemaakt. Het was hilarisch! Toch kwamen we langzaam toe aan samenvattende besluiten. Er viel een stilte. Nog een aantal belangrijke bespreekpunten te gaan.

Beste mensen, zo sprak ik, wanneer jullie nu net als deze piepende muis langs de plint weg blijven lopen, dan zou de organisatie ontwikkeling weleens ernstig in het geding kunnen komen. 

 Al snel vielen, conform advies, de laatste besluiten. Tsjonge, een mooi resultaat, met uiteindelijk de onverwachte hulp van de muis als metafoor.

 En zo heeft deze doerak nog een mooie bijdrage kunnen leveren. Wie vertelt dit na?

De laatste jaren, tijdens het verblijf van mijn moedertje in een verpleeghuis, ging ik samen met haar naar het Kerstdiner in het huis. Werkelijk fantastisch georganiseerd. Halverwege was het tijd voor de Kerstliederen. Dementie is een verschrikkelijke aandoening, maar de momenten dat herkenning opbloeide waren zo mooi. En dat gebeurde bij haar bij deze bekende liedjes. De Kersttijd was bij ons vroeger thuis een drukke tijd, mede doordat mijn vader als organist bij de Oud-Katholieke kerk, vele Kerstmissen op zijn naam heeft geschreven. Overigens deed hij dat met heel veel liefde!  De nachtmis was voor mij het mooiste moment. Wanneer hij boven mij de muziek inzette en de registers open gooiden, dan gaf dat een soort kippenvel. En natuurlijk zongen we op zijn maat uit volle borst mee.

 In het Verpleeghuis, onder de Kerstboom, kwamen standaard de tranen, bij mijn moeder en bij mij. Mijn vader was al veel eerder overleden. Tranen van herkenbaarheid en herinneringen. Mijn mascara zat dan weer op mijn navel. Emoties, maar zo mooi. Ik denk daar nog veel aan terug. En als ik onverwacht, vooral rondom de Kerst, orgelmuziek hoor, vooral die eerste krachtige inzet, dan zie en hoor ik mijn vader. Dan zie ik de oplichtende en vragende ogen van herkenning bij mijn moeder. Dit jaar alweer de tweede Kerst zonder mijn moedertje en zonder het Kerstdiner in het Verpleeghuis. Maar mooie herinneringen blijven gelukkig bestaan.

 Na het diner en zang vroeg mijn moeder: lieve meid, woon ik hier? Tsja, dementie. Ik antwoordde dan: ja, mam, heb je nog zin in het toetje?

 Frank en ik zijn al jaren, zo trots als een Pauw, zelf opa en oma. De tijd gaat door en familie herinneringen breiden zich uit. Maar dit waren voor mij goede tijden, gezien vanuit mijn kind zijn.

 Tot in het nieuwe jaar! Waar ik u hopelijk weer regelmatig tegen mag komen en u mag vertellen over mijn belevenissen en ervaringen vanuit mijn interessante werkbare leven als Organisatie adviseur.

 Hele fijne feestdagen gewenst en een prachtig begin voor 2016

 Warme groet Annemarie

Tsja, daar zit ik dan. Aan het wachten in 1 van die kleurige zithoeken, die tegenwoordig zo typerend zijn in organisaties, waar het Nieuwe Werken is ingevoerd. Wat ik overigens niet snap is dat dan ook iedere verdieping vaak een identieke indeling heeft. In dagen van stress best verwarrend. Maar goed, dat even terzijde.

Ik ben in afwachting van mijn gesprek over mijn onderzoeks- en analyserapport over de evaluatie van de fijn-structuur.

Na maanden van onderzoek en interviews heb ik afgelopen zondag op de “verzendknop” gedrukt. Jemig, zo een rapport wordt een soort kind van je. Je wilt eigenlijk niet dat ie je verlaat.  Maar de deadline was de boosdoener, het moest! Dag rapport….het ga je goed.

En nu zit ik, een paar dagen later, dus te wachten op wat anderen van mijn kind vinden. Voldoet het rapport aan de verwachtingen, is het niet te kritisch en spreken de aanbevelingen voor zich. Na jaren van organisatieadvies went het nooit. Het blijft spannend en een belangrijk moment.

Ondertussen kabbelen de gesprekken in de omliggende en vooral kleurige zithoeken voort. Ik herken onderwerpen binnen de gesprekken. Ik ben de afgelopen maanden echt in het hart van de organisatie gekropen. Het is met recht een organisatie in beweging. Zoveel ontwikkel vraagstukken, je wordt er duizelig van.

Ik twijfel of ik nog koffie neem. Ik doe het gewoon. Waarom niet. Buiten regent en stormt het, maar ik zie de komende 1,5 uur zonnig tegemoet.

Warme groet Annemarie

En ja, gelukt, jullie staan er goed op. Dank u wel! Zodra het resultaat is ontwikkeld, hoort u van mij!

De afgelopen weken hoor ik het mijzelf regelmatig zeggen, tijdens mijn interviews met de directie, leidinggevenden en andere stakeholders van een Omgevingsdienst: feitelijk maken we met de evaluatie van de fijn-structuur een (nieuwe) foto van de organisatie. We leggen op tal van onderwerpen het moment van nu vast. Vanuit hier maken we keuzes en beslissingen, gericht op de toekomst.

Wat gaat goed en wat kan beter? Ik werk met een aantal “standaard” vragen voor iedereen. Een beproefd concept, wat de integrale benadering van het onderzoek zal borgen. Maar er is ruimte om andere, voor de stakeholders belangrijke onderwerpen aan te halen. Kortom: we halen met elkaar een schat aan informatie op. Inmiddels wordt de foto steeds duidelijker. Waar eerst vraagstukken en organisatieprincipes nog vaag waren, zie je nu dat deze op de “foto” steeds meer helder oplichten.

We evalueren en ontwikkelen vanuit drie belangrijke invalshoeken:

– de strategie en visie

– de structuur en

– de cultuur van de organisatie

De verbinding naar de gedetailleerde informatie is volgend. Welke functies, formatie, competenties en capaciteit zijn nu echt nodig om onze opgaven te realiseren. Maar ook over de manier waarop we samenwerken wordt steeds meer bekend. Tsjonge, de verbinding tussen al deze onderwerpen maakt dat een bewustwording proces wordt geboren.

Kort gezegd: de drie invalshoeken kunnen nimmer los van elkaar worden besproken.

– “Wat onderwater ligt, laat ik naar bovendrijven. Wat ik kan gebruiken hang ik goed in zicht, met een wasknijper aan de lijn te drogen. Klaar voor advies.”

We zijn er nog niet. Hindernissen en onduidelijkheden moeten nog worden beslecht. Allen werken daar hard aan. Hier geldt absoluut de stevige uitspraak van de Drie Musketiers: één voor allen, allen voor één. De samenwerking tussen zoveel verschillende mensen, met dito wensen zal tot een geoliede organisatie moeten leiden. Een organisatie waarin allen de stip op de horizon lachend tegemoet treden. Robuust en duurzaam!

Ik zit momenteel vele uurtjes in mijn “donkere kamer”. Wat onderwater ligt, laat ik naar bovendrijven. Wat ik kan gebruiken hang ik goed in zicht, met een wasknijper aan de lijn te drogen. Klaar voor advies. De lijnen worden duidelijk en kruisen elkaar op cruciale punten. En zo ontstaat uiteindelijk de nieuwe “foto” van de organisatie. Zichtbaar en bruikbaar voor de toekomst!

Cheese!

Warme groet Annemarie