– “Niks beleving, we zijn structureel zwaar overbelast.”

Laatst vroeg ik tijdens een presentatie: wat is jullie beleving van de werkdruk? Het woord “beleving” viel absoluut niet goed. Beleving, kom maar eens een dagje met ons meedraaien. Niks beleving, we zijn structureel zwaar overbelast. Gewoon een feit! Het was meer dan duidelijk. Deze oproep kwam recht uit het hart. Wat was er aan de hand?

Wat zegt de Arbowet over werkdruk?” De wet stelt dat er sprake is van werkdruk als een werknemer structureel niet kan voldoen aan de eisen die aan het werk worden gesteld”. Maar hoe zit dat dan met die eisen? Hoe komen die tot stand en waar zit dan de ruimte om daar verbetering in aan te brengen? Niet zelden komt men met de oplossing om de formatie uit te breiden. De wereld rondom de organisatiekunde zit helaas niet zo simplistisch in elkaar. Het is niet zelden een kortzichtig besluit. Gun elkaar een bredere blik op de problematiek, dat voorkomt symptoombestrijding, met alle gevolgen van dien.

Wanneer er binnen organisaties gesproken wordt over een (te) hoge werkdruk, dan is dat een signaal wat serieus genomen dient te worden. Wanneer er een chronisch gevoel van hoge werkdruk ontstaat, dan zal dat drukken op het werkplezier, motivatie en productiecapaciteit bij medewerkers.  Je kunt deze vicieuze cirkel dan het beste zo snel mogelijk met elkaar doorbreken. Onderzoek waar de knelpunten zich voordoen. Verzamel waardevolle input over de huidige situatie. Zorg dat je de sterktes en verbeterpunten scherp in beeld krijgt. Naast dat je de beleving van de werkdruk onderzoekt en meningen van medewerkers meeneemt, is het goed om ook objectieve factoren, zoals praktijkvoorbeelden, documenten, cijfers en feiten mee te nemen in de analyse.

– “Zorg dat je de sterktes en verbeterpunten scherp in beeld krijgt.”

Het overall beeld dat vaak ontstaat, is dat de organisatie sterk de focus legt op het “WAT” en minder op het “HOE”. Vaak probeert men aan de hand van een afdelingsplan of teamplan te beschrijven welke reguliere taken er uitgevoerd moeten worden. Maar “HOE” deze taken (efficiënt en effectief) uitgevoerd kunnen worden, hoe de leidinggevende dit gaat aansturen en zijn medewerkers gemotiveerd en inzetbaar houdt, is maar al te vaak sterk onderbelicht. Daar zit vaak de crux. Over het “WAT” hoeven we ons misschien minder zorgen te maken, ofschoon afdelingsplannen vaak summier, weinig integraal en resultaatgericht zijn opgesteld, lijkt de “HOE” vraag tijdens een onderzoek van meer eminent belang te zijn. Het vermoeden bestaat namelijk dat de wijze waarop men met elkaar samenwerkt (cultuur), de inrichting van de organisatie, de functieniveaus, de processen, het stellen van prioriteiten en last but not least, de aanwezige kwaliteit en bijbehorende competenties, invloed heeft op de beleving van de werkdruk. Het gaat dus echt niet alleen over de feiten over formatie en ziekteverzuim. Niet onbelangrijk, maar niet alleszeggend. Het gaat ook over de juiste man en vrouw op de juiste plek. Veel belangrijker is de beantwoording van de vraag: hoe kun je met elkaar een werkbare situatie creëren. En krijg je als medewerker de kans om samen met je leidinggevende prioriteiten te stellen en je wensen en behoeften kenbaar te maken, bijvoorbeeld in een functioneringsgesprek. Kun je met elkaar goede resultaatafspraken maken? De manier waarop werkdruk wordt ervaren is sterk persoonlijk. Deze subjectieve factoren zijn minstens zo belangrijk als objectiveerbare factoren.

Een houvast tijdens het onderzoek kan zijn om aan de hand van de organisatiegebieden van het INK managementmodel de mogelijke knelpunten in beeld te brengen en direct met elkaar aanbevelingen te noteren. Laat zien waar je voor staat en gaat als organisatie en draag dat uit en handel ernaar. Vertaal ambities naar beleid en naar vooral haalbare plannen, die bijdragen aan het gewenste resultaat. Geef prioriteit aan het ontwikkelen van HR-beleid en maak de leidinggevenden hiervoor integraal verantwoordelijk. Hoe kunnen we de onderlinge samenwerking en afstemming en daarmee de dienstverlening verbeteren.  Duidelijkheid en weten waar we het allemaal voor doen, helpt de beleving van de werkdruk in een ander perspectief te plaatsen. Naast het belang van de analyse van cijfers en feiten, zal het onderzoek een bewustwording proces op gang brengen en positief bijdrage aan de sturing, bewaking en coördinatie van de ontwikkelingen.

Het is misschien een beetje simpele afsluiting van deze blog. Maar kom op, het schouderklopje mag in de strijd tegen de overbelasting echt niet ontbreken. Geef elkaar eens een compliment in drukke en onzekere tijden. Geef eens positieve feedback aan elkaar. Erken en begrijp dat enig empathisch vermogen een “must-have” is om het werkplezier met elkaar blijvend te bevorderen. 

Warme groet Annemarie